Поиск по базе сайта:
Тема 1 Методология учета в условиях автоматизированной обработки информации 6 icon

Тема 1 Методология учета в условиях автоматизированной обработки информации 6




НазваТема 1 Методология учета в условиях автоматизированной обработки информации 6
Сторінка8/14
Дата конвертації12.12.2012
Розмір1.53 Mb.
ТипРеферат
1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   14
^

4.4 Порядок оформления первичных данных



Информационное содержание первичного документа во многом определяется условиями выполнения основных Функций документирования. Содержание первичного документа также должно обеспечивать удобство последующего аудита, ревизии и хранения.

В состав информации первичного документа обязательно должна входить содержательная информация, т.е. первичная информация, отражающая необходимые характеристики учитываемых объектов и процессов.

Кроме того, в состав первичного документа также должна входить вспомогательная информация, которая состоит из двух частей: идентификационной информации, позволяющей однозначно идентифицировать документ (например, код вида или форма документа и т.д.) и факсимильной информации, служащей для авторизации документа (например, должность и подписи лиц, участвовавших в оформлении документа). В качестве вспомогательной информации в первичный документ также может включаться производная информация, определяемая как функция от содержательной информации, например, справочная информация, получаемая посредством выборки по ключам, являющимся частью содержательной информации.

Порядок оформления машиночитаемых первичных документов должен обеспечивать установление персональной ответственности за их юридическую правомочность, а также достоверность и точность содержащейся в них учетной информации. В частности, условия оформления машиночитаемых первичных документов должны позволять:

1) однозначно определять лиц, ответственных за санкционирование, совершение и регистрацию отраженных в документах хозяйственных операций;

2) предотвращать соответствующими правами возможность неверного оформления документов, например, посредством ограничения доступа к техническим средствам регистрации информации;

3) своевременно, до отражения информации документов в бухгалтерском учете, выявлять незаконно совершенные и неправильно документированные хозяйственные операции;

4) контролировать правильность иб та в процессе его создания, исправлять ошибки;

5) при необходимости восстанавливать информацию, отраженную в документах.

Машиночитаемый первичный учетный документ должен содержать сведения, позволяющие однозначно идентифицировать документ (наименование, номер и т.д.); условия его составления (дату, место и т.д.); зарегистрированные в нем хозяйственные операции (их содержание и основание, характеристики); лиц, ответственных за составление документа и зафиксированную в нем информацию.

Наименование документа, условия его составления, содержание хозяйственной операции и ее основания в документе могут быть зафиксированы в виде кодов, при этом необходимо наличие справочной информации для расшифровки этих кодов. В машиночитаемом документе допускается не фиксировать характеристики хозяйственных операций, представляющие собой производственную информацию, которую можно получить на основании НСИ или путем расчетов, например, наименование объектов учета и т.д.

Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов и содержащуюся в них информацию, могут быть заменены специальным кодом (паролем) или другими средствами авторизации, позволяющими однозначно и достоверно идентифицировать конкретное лицо. Принадлежность (или способ присвоения) кода (пароля) конкретному лицу должна быть зарегистрирована в установленном порядке.

На предприятии должен быть установлены и зафиксирован соответствующими нормативными документами порядок создания машиночитаемых документов каждого вида. В частности, нормативные документы должны регламентировать:

  • маршрут составления, т.е. совокупность мест оформления документа и последовательность их прохождения;

  • состав информации, которая регистрируется в каждом пункте маршрута, и порядок регистрации этой информации;

  • порядок контроля правильности информации, регистрируемой в каждом пункте маршрута, и порядок исправления ошибок при составлении документа;

  • лица, которым разрешено оформление документа в каждом пункте маршрута;

  • состав информации, которую должны регистрировать в каждом из пунктов;

  • способы авторизации информации документа и условия, обеспечивающие правильность и достоверность информации;

  • порядок передачи и хранения.

Одним из наиболее важных направлений совершенствования первичного учета является использование штрихового кода, проставленного на материальных ценностях, товарах, готовой продукции.

В настоящее время на Украине все товары должны сопровождаться штриховым кодом, который представляет собой ряд параллельных штрихов и промежутков между ними; их размеры и расположение устанавливаются определенными правилами. Штриховой код присваивается единицам учета в соответствии с нормативными документами национальной нумерующей организации или в соответствии с рекомендациями Международной организации Северной Америки, ответственной за присвоение кода.

С помощью штриховых кодов на местах отгрузки, продажи, отпуска материальных ценностей (готовой продукции, товаров) осуществляется формирование первичных учетных данных без письменного оформления первичной информации. Это достигается путем считывания штриховых кодов и автоматизированного формирования на АРМ бухгалтера необходимой информации.

Считывающие устройства могут применяться как на складах, кладовых, цехах, участках, так и на непосредственных местах реализации и отпуска продукции, материальных ценностей и товаров.

Осуществленная хозяйственная операция оценивается с помощью расценочных справочников и на основе этого формируются первичные данные для дальнейшей обработки.

Описанная технология уже сейчас используется в ряде торгующих организаций. При реализации товаров здесь применяется считывающее устройство в виде кассовых аппаратов, снабженных считывающими расценочными средствами. Следует ожидать, что в недалеком будущем технология безбумажного оформления первичного учета отпуска и реализации продукции (материальных ценностей и товаров) займет свое место во всех промышленных предприятиях Украины.


^ ТЕМА 5 ОРГАНИЗАЦИЯ ОТОБРАЖЕНИЯ ВЫХОДНОЙ ИНФОРМАЦИИ

1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   14



Схожі:




База даних захищена авторським правом ©lib.exdat.com
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації