Поиск по базе сайта:
Тема 1 Методология учета в условиях автоматизированной обработки информации 6 icon

Тема 1 Методология учета в условиях автоматизированной обработки информации 6




НазваТема 1 Методология учета в условиях автоматизированной обработки информации 6
Сторінка7/14
Дата конвертації12.12.2012
Розмір1.53 Mb.
ТипРеферат
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   14
^

4.3 Автоматизированное документирование



Целевым назначением автоматизированного документирования является документированное оформление первичной информации и подготовка ее к автоматичной обработке.

Автоматизированное документирование выполняется человеком с использованием технических средств и может осуществляться в двух вариантах:

  • с получением двух носителей информации, один из которых – человекочитаемый, является первичным документом, а другой – машиночитаемый, является его копией;

  • с формированием только машиночитаемого носителя, который также является первичным документом.

Второй вариант автоматизированного документирования является принципиально новым, так как предполагает получение документа непосредственно на машиночитаемом носителе.

В свете существующих тенденций развития средств и методов обработки информации автоматизация документирования может рассматриваться и как один из шагов в создании и внедрении интеллектуальных терминалов, и как одна из задач, решаемых с помощью системы интеллектуальных терминалов (АРМ бухгалтера).

В настоящее время для совмещения свойств документа и машиночитаемого носителя используются графические отметки (магнитные чернила и т.п.) и стилизованные шрифты, Однако практика показала сложность использования указанных способов для решения задач первичного учета. В первую очередь это связано с тем, что процесс прохождения первичного документа по маршруту формирования обычно исключает возможность использования машинного носителя. Поэтому прежде всего необходима автоматизация всех операций процесса документирования первичной учетной информации. Эта проблема не ставилась до последнего времени из-за отсутствия технических средств и нормативных актов, допускающих возможность документирования на машинных носителях. Кроме этих объективных причин существуют и субъективные факторы, затрудняющие внедрение данных способов. В частности, это определенное противодействие со стороны пользователей, вызванное усложнением прежних или появлением новых Функций, а также необходимостью соответствующего обучения.

В комплексе автоматизированного документирования и подготовки первичной информации под управлением программного обеспечения осуществляется выполнение заданной последовательности документирования первичной учетной информации, передача информации по маршруту документирования, обеспечение требуемых способов контроля и средств сохранения целостности документированной информации, формирование машиночитаемых первичных документов, передаваемых на обработку и в архив, отображение, при необходимости, документируемой информации в человекочитаемой форме.

Персонал, участвующий в автоматизированном документировании, неоднороден по содержанию выполняемых им функций и подразделяется на две категории:

  1. персонал структурных подразделений, непосредственно осуществляющий сбор и документирование первичной информации;

  2. персонал, осуществляющий функции управления и контроля процессом автоматизированного документирования.

Эти группы функционально различаются. Персонал первой группы не только осуществляет документирование (регистрацию) полученной в результате сбора первичной ин формации, но и выполняет другие работы, содержание которых зависит от того, к какому структурному подразделению он относится. Персонал второй группы обеспечивает возможность нормального выполнения функций документирования и всех последующих работ, связанных с подготовкой первичной информации к дальнейшему использованию.

Персонал первой группы включает как собственно бухгалтерских работников, так и часть производственного персонала цехов и структурных подразделений предприятия, ответственного за совершение и правильное оформление соответствующих хозяйственных операций, отражаемых в бухгалтерском учете. В рамках документирования они выполняют следующие основные функции:

  • собственно регистрацию первичной информации;

  • визуальную проверку набранной информации, отображенной на экране дисплея автоматизированного рабочего места;

  • выполнение процедур начала и завершения каждого сеанса автоматизированной регистрации первичной информации;

  • использование специальной контрольной информации для обнаружения фактов несанкционированного доступа;

  • восприятие и анализ сообщений комплекса, выдаваемых на дисплей автоматизированного рабочего места;

  • передачу информации по взаимосвязанной цепочке регистрации информации;

  • регистрацию и учет всех сеансов автоматизированной формирования первичной информации.

Перечисленные функции по составу, содержанию и порядку действий должны быть конкретизированы и дополнены в соответствии со спецификой реализации комплекса автоматизированного документирования и оформлены в виде должностных инструкций. Необходимым элементом этих должностных инструкций является определение ответственности и прав каждого работника или соответствующей группы персонала. Ответственность определяется целями функционирования программного комплекса. В случае системы автоматизированного документирования цель программного комплекса определяется его назначением (решение задач первичного учета) и формулируется следующим образом: своевременное получение совокупности носителей документов, содержащих полную и достоверную информацию в заданном круге фактов хозяйственной деятельности объектов управления за определенный период времени.

1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   14



Схожі:




База даних захищена авторським правом ©lib.exdat.com
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації