Поиск по базе сайта:
Тема 1 Методология учета в условиях автоматизированной обработки информации 6 icon

Тема 1 Методология учета в условиях автоматизированной обработки информации 6




НазваТема 1 Методология учета в условиях автоматизированной обработки информации 6
Сторінка6/14
Дата конвертації12.12.2012
Розмір1.53 Mb.
ТипРеферат
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   14
^

4.1 Организация комплекса сбора и документирования

первичного учета



Бухгалтерский учет как функция управления включает в себя непрерывное я взаимосвязанное наблюдение (восприятие, сбор), регистрацию, накопление и хранение первичных фактов хозяйственной деятельности предприятия с целью последующей их систематизации и обоснования в учетные показатели, отражающие количественную оценку конкретных экономических явлений (процессов).

Характерной особенностью бухгалтерского учета является то, что первичная информация, содержащая систематизируемые и обобщаемые в учете первичные факты хозяйственной деятельности предприятия, должна быть документально оформлена. Наблюдение (сбор) и регистрация первичных фактов хозяйственной деятельности и документальное оформление соответствующей первичной учетной информации реализуется первичным учетом хозяйственных операций предприятий.

Первичный учет – это первоначальная стадия учетного процесса. Он представляет собой единый повторяющийся процесс сбора первичной информации о хозяйственных операциях и ее регистрации в оправдательных первичных документах.

Результатом первичного учета является первичный документ. Поэтому требования, предъявляемые к содержанию и порядку регистрации информации в первичных документах, определяют требования к тем приемам, которыми реализуется функциональное назначение первичного учета. В настоящее время должен соблюдаться порядок создания и оформления традиционных первичных учетных документов, определенный «Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете», утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 5.06.1995 г. № 168/704.

При формировании первичных документов в автоматизированной системе учета, контроля, анализа и аудита необходимо выполнение следующих условий:

  • отображение первичной информации на машиночитаемом носителе;

  • придание машиночитаемому носителю юридической силы первичного документа;

  • обеспечение возможности последующего использования (обработки и архивирования) первичной информации;

  • обеспечение достоверности первичной информации;

  • обеспечение надежности работы системы. В последнее время проблемы, связанные с использованием машинных носителей в качестве оправдательных документов учета, стали особенно актуальными в силу широкого развития работ по автоматизации бухгалтерского учета. Определенные перспективы по созданию условий для реального использования машинных носителей в качестве оправдательных документов в бухгалтерском учете открываются в связи с выходом нормативного акта о придании юридической силы документам на машинных носителях и бумажных носителях, созданных средствами вычислительной техники. Однако «Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете» носит слишком общий характер и требует дополнительного уточнения и конкретизации некоторых важных аспектов документирования первичной информации.

Информация, формируемая в процессе первичного учета хозяйственных операций предприятия, в бухгалтерском учете систематизируется и объединяется по соответствующим учетным показателям. Необходимость подготовки первичной учетной информации для систематизации и обобщения обуславливает определенные требования как к самой информации, так и к процессу ее сбора и регистрации.

Конкретное содержание этих требований зависит от применяемых средств и соответствующих способов обработки информации.

Качество последующей обработки информации, в основном, зависит от того, достаточно ли данных для формирования необходимой информации (учетных показателей) и доступна ли форма их представления для восприятия.

^

4.2 Этапы и способы формирования первичных данных



В практике организации бухгалтерского учета на предприятиях используются следующие основные способы обработки учетной информации:

  • ручной без применения вычислительных машин;

  • механизированный с применением клавишных вычислительных машин с неавтоматизированным вводом данных;

  • механизированный с применением электромеханических вычислительных машин с автоматизированным вводом данных;

  • автоматизированный с применением электронных вычислительных машин с автоматизированным вводом данных;

  • автоматизированное документирование. При ручной и механизированной обработке учетной информации восприятие обрабатываемых данных производится при непосредственном участии человека. Поэтому первичная учетная информация должна быть подготовлена на человекочитаемом носителе. Это обеспечивается путем регистрации в установленном порядке первичной информации на бумажных бланках в традиционных первичных документах. Тем самым одновременно удовлетворяются требования к первичной информации как в части документирования, так и в части ее пригодности для последующей обработки. Таким образом, при этих способах обработки учетной информации функции первичного учета и подготовки информации реализуются как единый комплекс методов и средств, а процесс подготовки первичной информации полностью совмещается с процессом первичного учета. Для организации автоматизированного бухгалтерского учета эти способы обработки учетной информации неприемлемы.

Применение механизированного способа обработки информации вызвало изменение требований к подготовке первичной информации, т.е. к форме представления и составу данных, передаваемых на обработку. Прежде всего соответствующие изменения обусловлены необходимостью подготовки обрабатываемой первичной информации на машиночитаемом носителе - перфокарте, а также расширением круга возможностей автоматизированной обработки, которая позволила автоматизировать процесс получения некоторых характеристик хозяйственных операций и, соответственно, исключить их из состава первичной информации,

Но наиболее существенные последствия повлекла за собой подготовка именно машиночитаемого носителя; это привело к обособлению функций первичного учета и подготовки информации. Попытки использовать общий носитель (дуаль-карты) для документирования и обработки первичной информации с помощью перфорационной техники не увенчались успехом из-за несовершенства технической базы и организационных сложностей. Поэтому для подготовки перфокарт стали использовать специальные методы, технические средства и персонал. Таким образом, подготовка информации обособилась от системы первичного учета и стала самостоятельным этапом технологического процесса механизированной обработки учетной информации.

В условиях механизированного бухгалтерского учета технологические цепочки, обеспечивающие получение разных носителей – различаются по определенным технологическим операциям, хотя и идентичны по функциональному содержанию. Очевидно, что такое обособление двух функционально идентичных процессов является нерациональным и отрицательно отражается на эффективности внедрения данных способов обработки.

Дальнейшее развитие средств обработки информации привело к использованию ЭВМ в автоматизированном процессе обработки учетной информации. Однако организация сбора и регистрации первичной учетной информации в принципе все еще сохраняется такой же, как и при механизированной обработке информации. Основными причинами этого являются жесткие требования к форме и условиям документирования первичной учетной информации, затрудняющие использование в качестве оправдательных документов непосредственно машиночитаемых носителей, и сложность освоения персоналом, осуществляющим сбор и регистрацию первичной учетной информации, нетрадиционных методов и способов документирования информации.

В настоящее время совершенствование средств и методов документирования и подготовки первичной информации приобрело особую актуальность в связи с применением автоматизированных рабочих мест учетного работника. Современные технические и программные средства регистрации, формирования и передачи первичной информации предоставляют новые возможности, которые:

  • позволяют удовлетворить требования методологии бухгалтерского учета и обеспечить порядок документирования учетной информации;

  • облегчают процесс адаптации учетного персонала к новым методам и средствам документирования учетной информации;

  • повышают достоверность и оперативность получаемой первичной информации;

  • снижают трудоемкость документирования и подготовки первичной учетной информации.

Поэтому в настоящее время одной из важнейших задач автоматизации бухгалтерского учета является конкретизация требований методологии с позиции использования новых средств и методов документирования и подготовки первичной информации.

Существуют четыре направления совершенствования процессов документирования и подготовки первичной информации.

К первому направлению относится способы, обеспечивающие совершенствование методов и средств традиционного документирования и подготовки. Данное направление не требует изменения традиционного порядка оформления первичных документов и поэтому они могут быть использованы в рамках существующего методологического и организационного обеспечения.

Ко второму направлению относятся способы, предполагающие изменение традиционного порядка документирования и подготовки первичной информации, в первую очередь, использование в качестве первичного оправдательного документа машиночитаемого носителя. Реализация таких способов требует расширения и изменения нормативных документов, регламентирующих порядок, методы и средства документирования, а также процесс последующего использования первичной учетной информации.

К третьему направлению относятся способы, позволяющие формировать первичную информацию на основании стандартных штрихов, характеризующих качественные и количественные характеристики объектов. Данные стандарты используются практически для всех объектов учета и наносятся на каждый из них. При считывании этих штрихов на местах использования ценностей осуществляется формирование соответствующей записи на машинных носителях.

К четвертому направлению относятся способы автоматизированного формирования сигналов об изменении состояния производства. Основной характеристикой данной системы первичного учета является использование информации, формируемой в гибких автоматизированных комплексах (ГАК). Первичная учетная информация формируется автоматически путем считывания показателей датчиков, устанавливаемых в определенных точках технологической цепочки процесса производства продукции.

Современная методология бухгалтерского учета определяет следующие требования к организации процесса документирования первичной учетной информации:

  • полная регистрация всей собранной первичной учетной информации;

  • документирование всей зарегистрированной первичной учетной информации, т.е. надлежащее оформление носителя, придающее ему силу юридического оправдательного документа;

  • правильность и достоверность зарегистрированной в документе первичной информации;

  • возможность проверки в установленном порядке выполнения вышеперечисленных требований.

С точки зрения этих требований очень важны следующие характеристики процесса документирования первичной учетной информации:

  • свойства носителя, используемого в качестве первичного документа;

  • условия регистрации первичной информации в документе;

  • условия формирования первичного документа;

  • условия передачи первичного документа;

  • состав информации первичного документа.

В качестве первичного документа может использоваться носитель, который обеспечивает возможность фиксации первичной информации в установленных местах регистрации способом, доступным и удобным учетному персоналу, и возможность сохранения информации в том же виде, в котором она была зарегистрирована, в течение установленного срока без специальных средств защиты и восстановления.

Условия регистрации первичной информации в документе должны обеспечивать установление персональной ответственности учетных работников за правомочность каждого первичного документа и достоверность содержащейся в нем первичной информации. Это может быть достигнуто путем использования методов и средств:

  • авторизации документа, т.е. регистрации в нем специальной факсимильной информации, позволяющей однозначно идентифицировать лицо, совершившее, разрешившее или зарегистрировавшее учитываемое явление хозяйственной деятельности предприятия;

  • ограничения доступа к средствам регистрации, т.е. предотвращение возможности регистрации данных лицами, не наделенными соответствующими правами;

  • обнаружения каждого неправомочного документа и случаев несанкционированного использования средств регистрации. Условия формирования первичного документа Должна обеспечивать получение правомочного документа, информация которого удовлетворяет требованиям по дующей обработки, архивирования, аудита и ревизии.

Для реализации этих условий для документов должны быть регламентированы:

  • маршрут формирования (совокупность мест регистрации и последовательность их прохождения), который обеспечивает требуемый порядок регистрации первичной информации в документе;

  • состав информации, которая регистрируется в каждом пункте маршрута формирования и обеспечивает требуемое содержание всех регистрируемых в этом пункт документов;

  • сроки формирования, выполнение которых обеспечивает своевременное получение первичных документов.

Условия передачи первичного документа должны обеспечивать неизменность (сохранность) информации в процессе их прохождения по маршруту формирования, а та же физическую целостность объекта передачи. Объектом передачи является отдельный документ или совокупность документов, которые передаются как единое целое. Способ реализации этих условий зависит от типа носителя и объекта передачи. Организация передачи должна регламентировать:

  • сроки передачи, обеспечивающие своевременность формирования документа и подготовки информации к обработке;

  • порядок передачи документов, позволяющий установить персональную ответственность за передаваемые документы на каждом пункте передачи;

  • состав сопроводительной документации, которая позволяет однозначно идентифицировать объект передачи и определить его содержательную целостность;

  • средства и методы ограничения доступа, позволяющие обеспечивать физическую целостность объекта пере дачи или обнаружить ее нарушения.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   14



Схожі:




База даних захищена авторським правом ©lib.exdat.com
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації