Поиск по базе сайта:
Організаційні документи icon

Організаційні документи




Скачати 307.83 Kb.
НазваОрганізаційні документи
Дата конвертації06.07.2013
Розмір307.83 Kb.
ТипДокументи

ОРГАНІЗАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ


Організаційні документи – група різних за назвою документів, які регламентують діяльність організації, її структурних підрозділів і посадових осіб, закріплюють за ними функції, обов`язки та права на тривалий час.

Усі організації і підприємства у своїй діяльності поряд з актами органів державної влади керуються положеннями, статутами, правилами та інструкціями. В них закріплюються функції, обов’язки і права органів на тривалі строки. Організаційні документи порівняно з розпорядчими і інформаційно-довідковими є більш загальними, ґрунтовними. Серед різних форм виконавчо-розпорядчої діяльності організацій провідне місце посідає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають обов`язковому виконанню. Водночас організаційні документи мають вищу юридичну силу, оскільки документи двох наступних груп створюються на основі організаційної документації.

1.1 Інструкція


І н с т р у к ц і я (від лат. instruction – настанова, упорядкування, зведення) - це правовий акт, який створюється органом державного управління або утверджується його керівником та визначає правила організаційної, фінансової, науково-технічної діяльності підприємств, установ, організацій і певних підрозділів та служб, посадових осіб, окремих громадян чи поведінку працівників (посадові інструкції) під час виконання службових обов’язків.

Це приписи керівного органу або керівної особи організаціям чи службовцям, які є обов’язковими для виконання. Інструкція розрахована на тривалий строк дії або одноразове виконання.

Розрізняють інструкції організаційні, посадові, технологічні, фінансові, відомчі й міжвідомчі. Інструкції відомчі поширюються в системі одного відомства (міністерства) і є додатком до наказу. Міжвідомчі інструкції видаються спільно кількома організаціями різних систем, тому обов`язкові для їхніх організацій і систем.

Різновиди інструкцій – методичні рекомендації, рекомендації, правила. Інструкція містить спеціальні розділи за групами певних операцій. Відступи від дій, передбачених пунктами інструкцій, не дозволяються й кваліфікуються як порушення дисципліни.

Інструкція оформляється на бланку і має такі реквізити:

  1. - назва виду документа;

  2. – дата документа;

14 – місце видання документа;

17 – гриф затвердження документа;

19 – заголовок до тексту документа;

21 – текст документа;

23 - підписи.

Заголовок до тексту інструкції вказує на коло об’єктів, осіб чи питань, на які поширюються її вимоги. Текст інструкції починається розділом „Загальні положення ”, у якому викладено мету її видання, вказано на межі поширення та на порядок використання. Викладаючи зміст, добирають розпорядчі слова: „необхідно ”, „повинен ”, „забороняється ”, „не дозволяється ”, „слід ”. Текст має бути точним, зрозумілим і коротким.

Інструкція набуває юридичної сили з моменту затвердження її керівником установи.

Окрему групу становлять посадові інструкції, що регламентують організаційно-правовий статус працівника, його обов’язки, права та створення належних умов для його праці. Їх розробляють для кожної посади, передбаченої штатним розкладом.


^ 1.1.1. Складання посадових інструкцій


Працівники підприємств, установ,організацій виконуючи доручену їм роботу мають керуватися посадовими інструкціями – належним чином оформленими та затвердженими документами, в яких чітко прописано порядок призначення на посаду та звільнення, підпорядкування за посадою, завдання та обов`язки, права та відповідальність, взаємодію з іншими працівниками. Нагадаємо, що всі назви посад у штатному розписі підприємства мають відповідати назвам посад, зазначених у національному класифікаторі України „Класифікатор професій ”.

Розроблення посадових інструкцій зазвичай доручають керівникам структурних підрозділів, працівникам служби персоналу. На підприємствах, які за своєю структурою не поділяються на підрозділи, не рідко складання посадових інструкцій є обов’язком секретаря, що оформлює кадрові документи. Посадова інструкція має складну структуру, в ній детальніше описано саме посадові завдання та обов`язки, встановлено відповідно до напряму діяльності підприємства та безпосередньо тієї роботи, яку виконуватиме працівник.

Посадова інструкція має такі розділи:

  • загальні положення

  • завдання та обов’язки

  • права

  • відповідальність

  • кваліфікаційні вимоги

  • взаємовідносини (зв’язки) за посадою.


У розділі Загальні положення наводяться основні дані про посаду, сферу діяльності працівника; зазначається назва підрозділу, в якому він працює; встановлюється порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов`язків, безпосередня підпорядкованість, кваліфікаційні вимоги до працівника і рівень освітньої підготовки, кваліфікація, фах, необхідний стаж роботи за фахом тощо; подається перелік основних законодавчих актів, інших матеріалів, якими працівник керується в роботі; визначається наявність підлеглих працівників на період їх тимчасової відсутності (відпустка, хвороба, інші поважні причини), а також порядок заміщення працівника, який обіймає посаду, зазначену в інструкції.

Розділ ^ Завдання та обов’язки характеризує зміст діяльності працівника. Тут визначається обсяг роботи відповідно до Положення про структурний підрозділ. Обов`язки працівника можна відокремити з переліку обов`язків виконуваних у відповідному напрямі, або закріпити за працівником певні об`єкти управління, або доручити вирішувати відносно самостійні питання. Слід перелічити види робіт, з яких складаються функції, що виконуються. Під час встановлення видів робіт необхідно визначити їх за організаційно-юридичними ознаками (керує, затверджує, здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь, готує тощо). Завдання та обов`язки працівника мають відповідати тим функціям, що покладені на структурний підрозділ і вимогам кваліфікаційної характеристики відповідної посади.

У розділі Права наведено делеговані працівникові повноваження за допомогою яких він має забезпечувати в процесі своєї діяльності викладання покладених на нього завдань та обов’язків. Вносити пропозиції з окремих питань, приймати рішення, узгоджувати проекти документів, виконувати обов`язки представництва підрозділу з певних питань, брати участь у нарадах, отримувати необхідну для виконання своїх завдань інформацію від відповідних підрозділів.

У розділі Відповідальність містяться показники оцінки роботи працівника і в межі його особистої відповідальності за результати діяльності та виконання робіт. Показниками оцінки роботи є якість і своєчасність виконання посадових завдань та обов’язків. Наприклад, зазначається, що працівник має відповідати за невиконання або неналежне виконання посадових завдань та обов’язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку і правил з охорони праці.

У розділі ^ Повинен знати подано вимоги до спеціальних знань, а також знань законодавчих актів і нормативних документів, необхідних для виконання посадових обов’язків.

Розділ ^ Кваліфікаційні вимоги містить норми, які стосуються освіти, освітньо-кваліфікаційних рівнів та досвіду достатніх для повного і якісного виконання робіт за посадою.

У розділі^ Взаємовідносини (зв`язки) за посадо визначається взаємодія працівника за співробітниками свого та інших структурних підрозділів, а також зі сторонніми підприємствами, з якими працівник має службові стосунки, встановлюються терміни отримання і надання інформації і порядок погодження та затвердження відповідних документів.


^ 1.1.2. Оформлення і затвердження

посадових інструкцій


Слід зазначити, що в кодексі законів про працю України таке поняття, як посадова інструкція, безпосередньо не згадується. Однак у статті 29 йдеться про обов’язок власника або уповноваженого ним органу роз’яснити працівникові його права та обов’язки і поінформувати про розписку про умови праці. Найзручніше це зробити саме за допомогою посадових інструкцій.

Наявність на підприємстві правильно розробленої та затвердженої посадової інструкції з якою ознайомили працівника, коли приймали його на роботу, допоможе уникнути багатьох проблем у разі виникнення трудового спору між працівником і власником підприємства.

Отже, склавши текст посадової інструкції, слід належним чином оформити цей документ із зазначенням таких обов’язкових реквізитів:

07 – назва підприємства;

10 – назва виду документа (ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ);

11 – дата документа;

12 – реєстраційний індекс документа;

17 – гриф затвердження документа;

19 – заголовок до тексту документа;

21 – текст документа;

23 – підпис;

25 – візи документа.

Затверджує посадові інструкції керівник підприємства або за його дорученням один із заступників керівника.

Ознайомившись з інструкцією, працівник, якого приймають на зазначену в цьому документі посаду, має розписатись і поставити відповідну дату.

Зміни та доповнення до посадових інструкцій можна вносити лише на підставі наказу керівника підприємства за згодою працівника.

Наказ про внесення змін і доповнень до посадової інструкції видається в разі перерозподілу обов`язків між працівниками у зв`язку зі скороченням чисельності персоналу, раціональним розподілом праці.

У разі зміни назви підприємства, його структурного підрозділу або посади до посадових інструкцій також вносяться відповідні зміни. (Додаток 1)


1.2. Положення


П о л о ж е н н я – це правовий акт, який установлює основні правила організаційної діяльності державних підприємств та установ, їхніх структурних підрозділів – визначає порядок утворення, права, обов’язки та організацію роботи.

За змістом розрізняють такі положення:

• про підприємства, організації, установи, фірми, заклади й т. д., їхні структурні підрозділи — комісії, бюро, групи тощо з регламентацією порядку їх утворення, структури, функцій, компетенції, обов'язків та організації роботи;

• що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання;

• про організацію й проведення різних заходів — культурно й спортивно-масових конкурсів, оглядів тощо; структуру й зміст таких положень визначають установи, які є організаторами заходів.

За виготовленням положення бувають типові та індивідуальні. ^ Типові положення розробляють вищі органи для системи підприємств, організацій, установ, фірм, а індивідуальні — створюються за вказівкою керівництва на підставі типових положень безпосередньо на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах. Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпорядковується даний підрозділ. На другому примірнику в разі потреби оформляють реквізити погодження й позначку про виконавця.


^ Види положень та їх особливості


Група

Для кого розробляється

Приклади

організацій

Ким

затверджується

Типові

(загальні)

Для систем установ і

підприємств

Міністерства, наукові заклади, фонди тощо

Вищими органами державної влади та управління

Індивідуальні

Для певної організації, структурного підрозділу шляхом конкретизації типового положення

Положення про управління комунальною власністю, положення про відділ маркетингу

Вищою установою, якій підпорядковано підприємство, організація, керівником підприємства


Положення про підприємство затверджується розпорядчим документом вищого органу.

Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення).

Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках формату А4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу.

Заголовок до тексту може поєднуватися з назвою виду документа, наприклад: «Положення про психологічну службу системи освіти України», «Положення про Міністерство фінансів України».

Текст положення, як правило, поділяють на розділи, кожен з яких може мати підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Іноді в тексті зазначають лише пункти.

Реквізити положення:

01 – зображення Державного герба України;

07 – назва установи, що видає документ;

08 – назву структурного підрозділу організації;

10 – назва виду документа;

11 – дата;

14 – місце видання документа;

17 – гриф затвердження;

19 – заголовок до тексту документа;

21 – текст;

23 – підписи вищої інстанції чи керівних осіб названої в Положенні установи.

Текст містить такі розділи:

1) загальні положення – преамбулу (від лат. preambulus – той, хто передує), або вступну частину, де зазначається мета створення підприємства та його головні завдання;

2) основні завдання;

3) функції;

4) права та обов’язки установи та її керівних органів;

5) керівництво;

6) взаємовідносини;

7) майно і кошти;

8) виробнича та господарська діяльність;

9) контроль, перевірка та ревізування діяльності. (Додаток 2)


1.3. Правила


П р а в и л а – це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови, норми або вимоги, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінку тощо.

Групи правил:

  1. Внутрішнього трудового розпорядку.

  2. Підготовки документації до здавання в архів.

  3. Експлуатації.

Реквізити правил:

  1. — назва виду документа (правила);

  2. — дата;

  3. — індекс;

14 — місце видання;

17 — гриф затвердження;

19 — заголовок до тексту (може поєднуватися з назвою виду документа);

21 — текст (може складатися з розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів);

  1. — підпис;

  2. — гриф погодження (оформляють у разі потреби на другому

примірнику);

25 — візи (оформляють у разі потреби на другому примірнику);

28 — позначка про виконавця (оформляють у разі потреби на другому примірнику).

За формою й змістом правила подібні до інструкцій; іноді вони становлять їхню складову частину (наприклад, «Правила оформлення вихідних документів», «Правила обліку й реєстрації листів громадян» входять до «Інструкції з діловодства»). Оформляють правила на загальних або спеціальних бланках формату А4. Доцільно використовувати бланки з кутовим розташуванням постійних реквізитів, оскільки має бути гриф затвердження.

Правила обов'язкові для виконання кожним, кого вони стосуються, тому їх можна віднести до правових документів.

Так, «Правила внутрішнього трудового розпорядку» мають на меті зміцнення трудової й виконавської дисципліни, правильну організацію праці та відпочинку, повне й раціональне використання робочого часу, підвищення якості й продуктивності праці. Вони обов'язкові для виконання всіма працівниками підприємства.

Правила (витяг із правил) мають вивішуватися на видному місці, тому допускається художнє оформлення їх. (Додаток 3)


1.4. Статут


С т а т у т (лат. statutum, від statuo встановлюю, вирішую) – це юридичний акт, який визначає структуру, функції і права підприємств, установ, організацій, кооперативів, малих підприємств, спільних підприємств, спортивних товариств, політичних партій, а також окреслюють їхнє правове становище, мету діяльності, основні принципи; це закон для виконання. Статути господарських організацій визначають членство, керівні органи, порядок їх виборів.

Статут після затвердження повноважним органом передають на реєстрацію до відповідних державних органів. Для товариств з обмеженою відповідальністю (ТОВ), приватних (ПП) і малих (МП) підприємств таким органом є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси, вказаної в статуті, де підприємству видається свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера та юридичної адреси.

Лише після реєстрації підприємство має право розпочати свою діяльність.

Статут – це зведення правил, які регулюють:

  1. основи організації та діяльність підприємств певної галузі;

  2. умови створення, будову та діяльність конкретного підприємства;

  3. конкретну сферу діяльності організації.

Статути бувають типові і індивідуальні. Типові розробляють для певних систем установ і затверджуються вищими органами держави. Індивідуальний статут укладається для певної установи чи організації шляхом конкретизації типових статутів і затверджується вищою установою, якій підпорядковується зазначена установа.


^ Види статутів та їх основна характеристика


Група

Для кого

розробляється

Приклади організацій

Ким

затверджується

Типові

(загальні)

Для певних груп, організацій, підприємств, товариств

Акціонерні товариства (АТ), малі підприємства (МП), товариства з обмеженою відповідальністю (ТОВ)

Вищими органами державної влади та управління, з’їздами громадських організацій

Індивідуальні

Для певної організації шляхом конкретизації типового статуту

АТ „Мальва”,

МП „Колобов”,

ТОВ „Ера”

Вищою установою, якій підпорядковується підприємство, організація



Статут є основою для розробки положення про структурний підрозділ.

Реквізити статуту:

10 – назва виду документа;

11 – дата;

17 – гриф затвердження;

19 – заголовок до тексту;

21 – текст;

24 - гриф погодження документа;

32 – запис про державну реєстрацію.

Текст статуту складається з розділів:

1. Загальні положення

2. Цілі й предмет діяльності

3.Фонди товариства

4.Зовнішньоекономічна діяльність

5. Права та обов’язки засновників

6. Порядок розподілу прибутків і відшкодування збитків товариства

7. Майно товариства

8. Форс-мажор

9. Зміни законодавства

10. Органи управління товариства

11. Реорганізація та ліквідація товариства

12. Набуття Статутом чинності, зміни й доповнення до Статуту та ін.

Для чіткого викладення змісту статуту й кращого сприйняття тексту його поділяють на розділи (статті), підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами.

Усі зазначені вище реквізити, як правило, оформляють на окремому аркуші паперу – титульній сторінці.

Зміст статуту має бути постійно істинним, тобто в разі потреби в нього слід уносити доповнення та зміни. Мета створення й діяльність підприємства, зазначені в статуті, не повинні суперечити чинним законам України та іншим державним нормативно-правовим актам.

Статути оформляють на аркушах паперу формату А4 друкарським способом.

Усі аркуші зшивають, прошнуровують і скріплюють печатками.

Статут не належить до секретних документів і не містить таємної інформації. Його повинні надавати на вимогу ревізійним комісіям, державним контролюючим органам, представникам судових і слідчих органів, податкової інспекції, партнерам по бізнесу та ін.

Статути слугують підставою для розробки положень, правил та інших документів, що створюються на підприємствах.

^ Статути господарських організацій мають свої особливості. В цих статутах визначаються порядок вступу в організацію, права та обов’язки її членів, органи управління, порядок виборів, оплати членських внесків та ін.

^ Статут орендного підприємства визначає: мету і завдання підприємства, виробничо-господарську діяльність, утворення і використання коштів, створення і використання пайового фонду, членство у підприємстві, відповідальність працівників, органи самоврядування, права й обов`язки загальних зборів орендарів, права й обов`язки дирекції, права й обов`язки директора, відповідальність органів самоврядування і їхніх членів, прийняття ухвал і передавання повноважень.

^ Статут про заснування малого підприємства визначає: засновників – юридичних осіб, громадян із зазначенням, чи підприємство є заново створеним, чи відокремленим зі складу чинного; завдання і функції підприємства; майно підприємства; правління підприємством; організацію і оплату праці; звіт, звітність і контроль; зовнішньоекономічну діяльність; реорганізацію і припинення діяльності підприємства. (Додаток 4)

Додаток 1


^ ТОВ „ПРОМІНЬ” ЗАТВЕРДЖУЮ:

Загальний відділ Директор ТОВ „ПРОМІНЬ”

__________ В.П.Гусак

25.09.2007

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

      1. № 35

Провідного документознавця


1 Загальні положення


1. Провідний документознавець належить до професійної групи „Професіонали”.

2. Призначення на посаду провідного документознавця та звільнення з неї здійснюється наказом керівника підприємства за поданням начальника служби діловодства з дотримання вимог кодексу законів про працю України та чинного законодавства про працю.

3. Провідний документознавець підпорядковується безпосередньо начальнику служби діловодства.


2 Завдання та обов’язки


Провідний документознавець:

1. Розроблює та впроваджує технологічні процеси роботи з документами; документною інформацією на підставі використання організаційної і обчислювальної техніки: з обліку, контролю виконання, оперативного збереження, довідкової роботи.

2. Бере участь у плануванні, організації і вдосконаленні діяльності служби діловодство.

3. Здійснює контроль за станом діловодства у структурних підрозділах.

4. Готує пропозиції із забезпечення ергономічних умов праці, раціоналізації робочих місць працівників служби діловодства.

5. Розроблює уніфіковані системи документації і табелі документів різного призначення і рівня управління, класифікатори документної інформації.

6. Організує впровадження, введення (у тому числі автоматизоване) і розвиток системи документації, яка включає також документи на машинних носіях і класифікаторах документної інформації.

7. Вживає заходів щодо упорядкування складу документів та інформаційних показників, скорочення їх кількості й оптимізації документопотоків.

8. Бере участь у відбиранні документів, які передаються на державне зберігання організації поточного збереження й експертизі наукової та практичної цінності документів.

9. Бере участь у постановці завдань, проектуванні експлуатації і удосконаленні автоматизованих інформаційних систем і систем управління, а також нових інформаційних технологій, які базуються на застосуванні обчислювальної і мікропроцесорної техніки, проектуванні та актуалізації баз банків даних.

10. Вивчає та узагальнює передовий вітчизняний і світовий досвід у сфері документаційного забезпечення управління, розроблює нормативно-методичні матеріали з документаційного забезпечення.

11. Бере участь у роботі з добору, розстановки і підвищення кваліфікації кадрів служби діловодства.

12. Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.


3 Права


Провідний документознавець має право:

1. Ознайомлюватися з проектами рішень керівництва підприємства, що стосується його діяльності.

2. Вносити на розгляд керівництва підприємства пропозиції щодо вдосконалення роботи пов’язаної з обов`язками, передбаченою цією інформацією.

3. У межах своєї компетенції повідомляти безпосередньому керівнику про всі виявлені недоліки в діяльності підприємства (структурного підрозділу, окремих працівників) та вносити пропозиції щодо їх усунення.

4. Вимагати та отримувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника у керівників структурних підрозділів та фахівців інформацію та документи, необхідні для виконання його посадових обов’язків.

5. Залучити фахівців усіх структурних підрозділів до виконання покладених на нього зобов’язань.

6. Вимагати від керівництва підприємства, свого безпосереднього керівника сприяння у виконанні обов`язків, передбачених цією посадовою інструкцією.


4 Відповідальність


Провідний документознавець несе відповідальність:

1. За належне виконання або невиконання своїх посадових обов’язків, що передбачені цією посадовою інструкцією, - в межах, визначених чинним законодавством України про працю.

2. За правопорушення скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, у межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України.

3. За завдання матеріальної шкоди – в межах, визначених чинним цивільним законодавством та законодавством про працю.


5 Повинен знати


1. Постанови, розпорядження, накази, методичні та інші керівні матеріали, нормативні документи з діловодства.

2. Порядок планування, проектування технологією роботи на базі організаційної і обчислювальної техніки служб діловодства, методи розроблення їх оптимальних структур.

3. Метод дослідження аналізу проектування і розвитку документаційних систем, стандарти на уніфіковані системи документації.

4. Порядок оформлення класифікації, збереження, експертизи цінності документів.

5. Організацію архівної справи.

6. Нормативні і методичні документи з проектування і експлуатації автоматизованих інформаційних систем управління.

7. Основи програмування, методи проектування і актуалізації баз банків даних.

8. Основи управління, ергономіки, соціальної психології, соціології, трудового законодавства.

9. Документоутворення.

10. Організацію державних установ і громадських організацій, економічні і правові аспекти їх діяльності.

11.Вітчизняниний і світовий досвід у сфері діловодства.

12. Правила та норми охорони праці.


6 Кваліфікаційні вимоги


Повна вища освіта відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст) та підвищення кваліфікації, стаж роботи за професією документознавця (категорії не менше 2 років).


7 Взаємовідносини (зв’язки)

за посадою


За відсутності провідного документознавця його обов’язки виконує особа, призначена в установленому порядку, яка набуває відповідних прав і несе відповідальність за належне виконання покладених на нього обов’язків.


Начальник загального

відділу О.П.Карась





^ НАЦІОНАЛЬНЕ КОСМІЧНЕ

АГЕНСТВО УКРАЇНИ


УКРАЇНСЬКИЙ

ІНСТИТУТ КОСМІЧНИХ

ДОСЛІДЖЕНЬ


Додаток 2


ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ директора

інституту

11 травня 2006 р. № 74


П О Л О Ж Е Н Н Я


10травня 2006 р.04


м. Дніпропетровськ


Про секретний

архівний відділ


1 Секретний архівний відділ створено відповідно до Закону України „Про національний архівний фонд і архівні установи” з метою тимчасового зберігання документів особливої важливості, таємних і цілком таємних (далі – „секретні документи”) та документів довгострокового (10 і більше років) практичного значення, для їх обліку, використання в службових, виробничих, наукових та інших цілях, а також для захисту законних прав та інтересів громадян.

2 У своїй роботі секретний архівний відділ взаємодіє з режимно-секретним відділом інституту (далі – „РСВ”).

3 У своїй діяльності секретний архівний відділ керується Коститутцією України, законами України, актами Президента України й Кабінету Міністрів України, цим Положенням та іншими нормативними актами й рекомендаціями Національного космічного агентства України, Державного комітету архіву України (Держкомархівів) і Державного комітету України з питань державних секретів та технічного захисту інформації (Держкомсекретів).

4 Роботу секретного архівного відділу контролює директор інституту та РСВ. Контролю з боку РСВ підлягають:

умови зберігання документів, у тому числі під час їх вимушеної евакуації;

додержання секретним архівним відділом установленого чинним законодавством порядку доступу до документів усіх ступенів секретності;

умови роботи виконавців із секретними документами;

порядок виготовлення копій та витягів із секретних документів;

забезпечення персональної відповідальності працівників секретного архівного відділу за документи, які за ними числяться;

організація та проведення робіт, пов`язаних із перевіркою наявності документів, їх мікрофільмуванням, розмноженням і знищенням.

5 Науково-методичне керівництво роботою секретного архівного відділу інституту здійснюють відповідні державні архівні установи – Державний комітет архівів України, Дніпропетровський обласний державний архів.

6 Секретний архівний відділ працює за річним планом, що затверджується директором інституту, й звітує перед ним про виконану роботу.

7 Коло обов’язків працівників секретного архівного відділу визначається їхніми посадовими інструкціями.

8 До основних завдань секретного архівного відділу належать:

прийняття від РСВ інституту та зберігання секретних документів на носіях інформації різних видів;

здійснення контролю за станом зберігання й правильністю оформлення в РСВ секретних документів, які підлягають архівному зберіганню;

участь у складанні номенклатури секретних справ інституту;

перевірка відповідності формування секретних документів у справи затвердженій номенклатурі секретних справ;

проведення разом з експертною комісією (ЕК), РСВ та іншими спеціалістами інституту експертизи цінності секретних документів, що зберігаються в РСВ;

складання і подання на розгляд ЕК інституту описів секретних документів Національного архівного фонду та актів про відбір для знищення секретних документів, не віднесених до національного архівного фонду;

створення та вдосконалення обліково-довідкового апарату до секретних архівних документів;

організація використання секретних архівних документів, видавання з додержанням вимог Закону України „Про державну таємницю” архівних довідок, копій, витягів юридичним особам і громадянам”

підготування і передавання секретних документів до відповідної державної архівної установи;

участь у заходах із підвищення фахової кваліфікації працівників інституту, які відповідають за роботу із секретними документами;

організація роботи з перегляду грифів секретності на секретних документах, що зберігаються.

9 Для виконання покладених на секретний архівний відділ завдань йому надаються такі права:

вимагати від РСВ інституту передавання на зберігання секретних документів, оформлення згідно з чинними державними стандартами та інструкціями;

повертати РСВ інституту на доопрацювання секретні документи , оформленні з порушенням установлених вимог;

давати РСВ, структурним підрозділам інституту рекомендації з питань, що входять у компетенцію секретного архівного відділу;

одержувати від РСВ, структурних підрозділів інституту відомості, необхідні для роботи;

інформувати керівництво інституту про стан роботи із секретними документами та подавати пропозиції щодо її поліпшення;

брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, які проводяться в інституті, в разі розгляду на них питань про роботу із секретними документами.

10 Секретний архівний відділ комплектується спеціалістами, яким надано допуск до державної таємниці зі ступенем секретності „цілком таємно ”, „таємно ”, якщо за характером виконуваних робіт не вимагається допуску до державної таємниці зі ступенем секретності „особлива важливість ”, і які мають відповідні ділові якості, необхідні знання й досвід і здатні виконувати обов`язки, покладені на них згідно з цим Положенням.

Начальника секретного архівного відділу призначає на посаду й звільняє з посади директор інституту.

11 Працівник секретного архівного відділу, котрий не вжив передбачених чинним законодавством заходів з дотримання правил роботи із секретними документами, що призвело до розголошення державної таємниці, порушень режиму секретності, псування, знищення документів архівного фонду або документів, які підлягають внесенню до нього, а також до економічних збитків, зачіпання прав і законних інтересів працівників інституту, несе відповідальність у встановленому чинним законодавством порядку.

12 До документів секретного архівного відділу належать:

відпрацьовані в поточному діловодстві секретні документи на паперовій основі постійного та довгострокового (10 і більше років) зберігання, створені в структурних підрозділах інституту;

секретні науково-технічні, кіно -, відео - й машино орієнтовані документи, створені в інституті або одержані ним на законних підставах;

секретні особові документи працівників інституту;

секретні документи на різних носіях інформації підприємств, установ, організацій, які ліквідовано;

друковані видання, що доповнюють архівні документи й необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи секретного архівного відділу;

довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

13 Секретні документи на кожному з видів носіїв інформації мають зберігатися в секретному архівному відділі окремо.

14 Секретні документи на паперовій основі передаються з РСВ інституту до секретного архівного відділу через два роки після завершення роботи з ними в упорядкованому стані за формами описів справ, установленими Держкомсекретів і Держкомархівів України.

Секретні науково-технічні, кіно-, фото-, фоно-, відео- й машинорієнтовані документи передаються до секретного архівного відділу в порядку, встановленому чинними державними стандартами України, інструкціями Держкомсекретів і Держкомархівів України.

15 Граничні терміни тимчасового зберігання секретних документів різних видів у секретному архівному підрозділі інституту визначено Типовим положенням про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного підприємства, установи, організації, затвердженим наказом Головархівів України.


Начальник секретного

архівного відділу В.К.Писаний


Додаток 3

ЗАТВЕРДЖУЮ:

ПЕРШИЙ Генеральний директор

^ МАШИНОБУДІВНИЙ ЗАВОД _________ В.С.Швидкий

27 квітня 2000 р.


ПРАВИЛА ВНУТРІШНЬОГО

ТРУДОВОГО РОЗПОРЯДКУ


25 квітня 2000 р. № 09


Київ


1 Загальні положення


Згідно зі статтею 43 Конституції України кожен громадянин має право на працю, що включає можливість заробляти собі на життя працею, яку він вільно обирає або на яку він погоджується.

Держава створює умови для повного здійснення громадянами права на працю, гарантує рівні можливості у виборі професії та роду трудової діяльності, реалізує програми професійно-технічного навчання, підготовки і перепідготовки кадрів.

Правила внутрішнього трудового розпорядку мають га меті зміцнення трудової та виконавської дисципліни, правильну організацію праці, повне й раціональне використання робочого часу, підвищення якості й продуктивності праці.

Кожен має право на належні безпечні й здорові умови праці, на заробітну плату, не нижчу від визначеної законом. Громадянам гарантується захист від незаконного звільнення.


2 Порядок прийняття та звільнення робітників і службовців


Прийняття на роботу здійснюється на конкурсній основі, якщо інше не встановлено чинним Законодавством України. Прийняття, переведення та звільнення з роботи оформляються наказом по заводу.

Укладаючи трудовий договір, адміністрація повинна вимагати від особи яка влаштовується на роботу:

трудову книжку;

паспорт;

військовий квиток (у військовозобов’язаних).

У разі прийняття на роботу, що потребує спеціальних знань адміністрація має право вимагати від працівника диплом або інший документ про закінчення вищого, середнього спеціального або професійно-технічного закладу освіти.

Трудовий договір вважається укладеним і тоді, коли наказ своєчасно не було видано, але працівника фактично було допущено до роботи.

У разі прийняття на роботу, переведення на іншу роботу адміністрація зобов`язана роз`яснити працівникові його права та обов`язки й поінформувати під розписку про умови праці, ознайомити з Правилами внутрішнього трудового розпорядку, колективним договором, посадовою інструкцією, надати працівникові робоче місце, провести з ними інструктаж із техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці й протипожежної охорони.

Особам, які вперше стають до роботи, не пізніше ніж у тижневий термін від дня прийняття на роботу виписується трудова книжка.

Трудовий договір може бути припинено тільки на підставах, передбачених чинним законодавством України. Працівник має право розірвати трудовий договір зі своєї ініціативи, письмово попередивши про це адміністрацію заводу за два тижні. Після закінчення цього терміну працівник має право припинити роботу, а адміністрація не має права затримувати розрахунок і звільнення з роботи працівника й зобов`язана в день звільнення видати йому належно оформлену трудову книжку й провести з ним повний розрахунок. За домовленістю між працівником та адміністрацією трудовий договір може бути припинено до закінчення терміну попередження про звільнення.

Причина звільнення має бути зазначена в точній відповідності з формулюванням чинного трудового законодавства із посиланням на статтю (пункт) Кодексу законів про працю України.

Розірвання трудового договору з ініціативи адміністрації не допускається без попередньої згоди профспілкового комітету за винятком випадків передбачених чинним законодавством України. Днем звільнення вважається останній день роботи.


3 Основні обов’язки робітників і службовців


До основних обов’язків працівників належать:

чесна й сумлінна праця, дотримання дисципліни праці;

постійне вдосконалення організації своєї праці й підвищення професійної кваліфікації;

дотримання правил техніки безпеки, охорони праці й протипожежної безпеки;

утримання в чистоті й порядку свого робочого місця, а також дотримання чистоти на території заводу;

своєчасне та якісне виконання розпоряджень безпосереднього керівництва й адміністрації заводу.

4 Основні обов`язки адміністрації


Адміністрація зобов`язана:

належним чином організувати роботу працівників, щоб кожен із них працював за фахом і кваліфікацією і мав закріплене за ним робоче місце;

затвердити посадову інструкцію на кожну посаду за штатним розкладом;

забезпечити здорові й безпечні умови праці;

постійно зміцнювати трудову й виконавську дисципліну;

поліпшувати умови праці, неухильно дотримуватися законодавства про працю;

постійно контролювати дотримання працівниками всіх вимог із техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці, протипожежної безпеки;

видавати заробітну плату кожного 1-го та 16-го числа поточного місяця;

якщо день виплати заробітної плати збігається з вихідним або святковим днем, то заробітну плату виплачувати напередодні (стаття 115 КЗпП України);

підвищувати роль морального стимулювання праці, заохочувати працівників, забезпечувати поширення передового досвіду роботи;

забезпечувати систематичне підвищення кваліфікації працівників, створювати необхідні умови для суміщення роботи на виробництві з навчаннями у закладах освіти;

уважно ставитися до потреб і запитів працівників.

В окремих випадках адміністрація діє разом або за погодженням із профспілковим комітетом заводу.


5 Робочий час і час відпочинку


Для працівників заводу встановлюється п’ятиденний робочий тиждень із двома вихідними днями – субота та неділя.

Тривалість робочого часу працівників має не перевищувати 40 годин на тиждень.

Напередодні святкових і неробочих днів тривалість роботи працівників скорочується на одну годину (стаття 53 КЗпП України).

Адміністрація зобов’язана організувати облік виходу на роботу.

Робочий день на заводі починається з 9 години, а закінчується о 8 годині, в п’ятницю о 16 годині 45 хвилини. Перерва на обід – з 13 години до 13 години 45 хвилин.

Працівникам забороняється залишати робочі місця без дозволу безпосереднього керівника.

Працівник, який з`явився на роботі в нетверезому стані адміністрацією до роботи не допускається, і цей день вважається прогулом.

У робочий час забороняється відривати працівників від їхньої безпосередньої роботи, змушувати їх виконувати громадські обов`язки чи брати участь у різних заходах непов`язаних із виробничою діяльністю.

Черговість надання щорічних відпусток установлюється адміністрацією за погодженням із профспілковим комітетом.

Працівникам надається щорічна відпустка тривалістю 30 календарних днів. Тим працівникам, які мають стаж роботи на цьому заводі понад 10 років, надається додаткова оплачувана відпустка тривалістю до 10 календарних днів.

Працівникам за їхньої заявою може бути надана відпустка без збереження заробітної плати за сімейними обставинами та з інших поважних причин.

Графік відпусток складається на кожний календарний рік не пізніше ніж 5 січня поточного року й доводиться до відома всіх працівників Міністерства.


6 Заохочення за успіхи в роботі


За сумлінне виконання трудових обов’язків, тривалу й бездоганну роботу, новаторство та за інші досягнення в роботі застосовуються такі види заохочення працівників:

оголошення подяки;

преміювання;

нагородження почесною грамотою.

За особливі трудові заслуги працівники представляються у вищі органи виконавчої влади до заохочення, до нагородження орденами, медалями, нагрудними знаками й до присвоєння почесних звань, а також звання найкращого працівника за даною професією.


7 Стягнення за порушення трудової дисципліни


За порушення трудової дисципліни або невиконання чи неналежне виконання з вини працівника покладених на нього посадових обов’язків накладається дисциплінарне стягнення.

За порушення трудової дисципліни до працівника може бути застосоване лише одне з таких стягнень:

оголошення догани;

оголошення суворої догани;

звільнення.

Стягнення накладається адміністрацією безпосередньо за фактом проступку, але не пізніше ніж за один місяць із дня його виявлення, не враховуючи часу звільнення працівника від роботи у зв`язку з тимчасовою непрацездатністю або перебування його у відпустці.

Дисциплінарне стягнення не може бути накладене пізніше ніж через шість місяців із дня вчинення проступку.

Під час накладання дисциплінарного стягнення мають ураховуватися тяжкість провини й заподіяна шкода, обставини, за яких учинено проступок, попередні робота й поведінка працівника.

Дисциплінарне стягнення оформляється в наказі (розпорядженні), з яких працівника ознайомлюють під розписку. Наказ (розпорядження) доводиться до відома працівників заводу.

Якщо протягом року з дня накладання дисциплінарного стягнення працівник не мав нових дисциплінарних стягнень, то це дисциплінарне стягнення знімається.

Якщо працівник не допускав нових порушень трудової дисципліни й до того ж виявив сумлінність у роботі, то стягнення може бути зняте достроково.

Протягом строку дисциплінарного стягнення заохочення до працівника не застосовуються.

Витяг із цих правил вивішується у вестибюлі на видному місці.


Перший заступник

генерального директора С.М.Панібудьласка


ПОГОДЖЕНО


Протокол засідання

профспілкового комітету

24.04.2000 № 27


Контрольні питання з теми:



  1. Назвіть документи, які відносяться до організаційних документів

  2. Правила складання та оформлення Статута

  3. Правила складання та офомрлення Положення

  4. Правила складання та оформлення Інструкцій

  5. Правила складання та оформлення Правил

  6. Назвіть особливості складання Посадових інструкцій.




Схожі:




База даних захищена авторським правом ©lib.exdat.com
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації