Поиск по базе сайта:
Розпорядження голови районної державної адміністрації 27. 04. 2012 №213 положення про архівний підрозділ Вовчанської районної державної адміністрації icon

Розпорядження голови районної державної адміністрації 27. 04. 2012 №213 положення про архівний підрозділ Вовчанської районної державної адміністрації




Скачати 66.49 Kb.
НазваРозпорядження голови районної державної адміністрації 27. 04. 2012 №213 положення про архівний підрозділ Вовчанської районної державної адміністрації
Дата конвертації07.08.2013
Розмір66.49 Kb.
ТипРозпорядження


ЗАТВЕРДЖЕНО


Розпорядження голови районної державної

адміністрації

27.04.2012 № 213


ПОЛОЖЕННЯ

про архівний підрозділ Вовчанської районної державної адміністрації


1. Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» у Вовчанській районні державній адміністрації створено архівний підрозділи (далі - архів) для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час діяльності районної державної адміністрації, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.


2. Функції архівного підрозділу покладено на загальний відділ апарату районної державної адміністрації. Відповідальним за ведення архіву визначено начальника загального відділу апарату районної державної адміністрації.


3. У своїй діяльності архів керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та даним Положенням про архів районної державної адміністрації.


Положення про архів районної державної адміністрації, яка є джерелом формування Національного архівного фонду, погоджено з архівним відділом районної державної адміністрації, після чого затверджено розпорядженням голови районної державної адміністрації.


4. Архів працює відповідно до річного плану, який затверджується головою районної державної адміністрації, і звітує перед ним про проведену роботу.


5. Коло службових обов'язків відповідального за ведення архіву визначено посадовою інструкцією, яка затверджена головою районної державної адміністрації.


6. Основними завданнями архіву є:


приймання від структурних підрозділів районної державної адміністрації та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;


контроль разом з головним спеціалістом загального відділу апарату районної державної адміністрації за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах районної державної адміністрації;


участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ районної державної адміністрації, перевірці відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;


ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами роботи архівного відділу районної державної адміністрації, затвердженими наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 407/5598 (із змінами) (далі - Правила);


проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії районної державної адміністрації проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;


створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;


організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил;


підготовка, передавання та транспортування документів Національного архівного фонду архівного відділу районної державної адміністрації;


участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників районної державної адміністрації, які відповідають за роботу з документами.


7. Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:


вимагати від структурних підрозділів районної державної адміністрації передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;


повертати структурним підрозділам районної державної адміністрації на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;


давати структурним підрозділам районної державної адміністрації рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;


запитувати від структурних підрозділів районної державної адміністрації відомості, необхідні для роботи;


інформувати голову районної державної адміністрації про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;


брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в районній державній адміністрації, в разі розгляду на них питань роботи з документами.


8. На посаду відповідального за архів призначається особа з повною вищою освітою відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст) і стажем роботи за фахом не менше двох років.


Відповідальний за архів призначається та звільняється від виконання обов’язків головою районної державної адміністрації.


Порядок взаємодії архіву з іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації визначається головою районної державної адміністрації.


Відповідальним за виконання покладених на архів завдань і функцій є особа, відповідальна за архів (начальник загального відділу апарату районної державної адміністрації).


9. До складу документів архіву входять:


документи з паперовою основою, внесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами районної державної адміністрації, та документи з особового складу;


науково-технічна документація, аудіовізуальні та електронні документи, створені районною державною адміністрацією або одержані нею на законних підставах;


фонди особового походження працівників районної державної адміністрації, які відіграли певну роль в історії розвитку тієї чи іншої сфери життєдіяльності країни або її окремого регіону;


документи з різними видами матеріальних носіїв інформації організацій - попередників та підпорядкованих організацій, що ліквідовані;


друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву районної державної адміністрації;


довідковий та обліковий апарат до архівних документів.


Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві районної державної адміністрації окремо.


10. Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані із структурних підрозділів районної державної адміністрації до архіву через два роки після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановлених Правилами.


Науково-технічна документація передається до архіву районної державної адміністрації в порядку, встановленому державними стандартами України.


Аудіовізуальні документи передаються до архіву районної державної адміністрації одразу після завершення їх виробництва.


11. Установлюються такі граничні строки тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду в архіві районної державної адміністрації:


для документів Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду України, Верховного Суду України, Вищого адміністративного суду України, Вищого господарського суду України, Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ, Генеральної прокуратури України, Центральної виборчої комісії України, Рахункової палати України, Національного банку України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та центральних установ і безпосередньо підпорядкованих їм організацій - 15 років;


для документів Верховної Ради Автономної Республіки Крим і Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських рад і державних адміністрацій та безпосередньо підпорядкованих їм організацій, господарських судів Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя, окружних адміністративних судів, Апеляційного суду Автономної Республіки Крим, апеляційних судів областей, міст Києва та Севастополя, апеляційних адміністративних судів, які утворюються в апеляційних округах, апеляційних господарських судів, прокуратури Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя, Військової прокуратури ВМС України, військових прокуратур регіонів, територіальних органів центральних органів виконавчої влади - 10 років;


для документів районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та безпосередньо підпорядкованих їм організацій, районних, районних у містах, міських, міськрайонних судів, районних, районних у містах, міських, міськрайонних прокуратур, військових прокуратур гарнізонів, а також сільськогосподарських підприємств - 5 років;


для записів актів цивільного стану, записів нотаріальних дій і судових справ, документів з особового складу, господарських книг, документів з приватизації житлового фонду - 75 років;


для науково-технічної документації - 25 років;


для аудіовізуальних документів - 1 рік після закінчення їх виробництва або виходу в світ;


для електронних документів - 3 роки.


Керівник апарату

районної державної адміністрації С.Г. Гайвронська


Роскошна Н.О.


СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК

архівного відділу

Вовчанської районної державної

адміністрації


від 26.04. 2012 року № 4





Схожі:




База даних захищена авторським правом ©lib.exdat.com
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації