Поиск по базе сайта:
Департамент культури І туризму обласної державної адміністрації обласний навчально-методичний центр підвищення кваліфікації працівників культосвітніх закладів «Питання – відповідь» icon

Департамент культури І туризму обласної державної адміністрації обласний навчально-методичний центр підвищення кваліфікації працівників культосвітніх закладів «Питання – відповідь»




НазваДепартамент культури І туризму обласної державної адміністрації обласний навчально-методичний центр підвищення кваліфікації працівників культосвітніх закладів «Питання – відповідь»
Сторінка1/3
Дата конвертації16.12.2013
Розмір0.51 Mb.
ТипДокументи
  1   2   3


ДЕПАРТАМЕНТ КУЛЬТУРИ І ТУРИЗМУ

ОБЛАСНОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ


ОБЛАСНИЙ НАВЧАЛЬНО-МЕТОДИЧНИЙ ЦЕНТР ПІДВИЩЕННЯ КВАЛІФІКАЦІЇ ПРАЦІВНИКІВ КУЛЬТОСВІТНІХ ЗАКЛАДІВ


«Питання – відповідь»


на допомогу керівникам початкових

спеціалізованих мистецьких навчальних закладів

(шкіл естетичного виховання)


Випуск 3


Харків – 2013


Упорядник:


Самоварова Т.М.



директор обласного навчально-методичного центру підвищення кваліфікації працівників культосвітніх закладів



Пропонуємо увазі керівників відділів культури і туризму райдержадміністрацій та виконкомів міських рад, керівникам та педагогічним працівникам шкіл естетичного виховання третій спеціальний випуск інформаційної збірки «Питання – відповідь» з організації навчально-виховного процесу та адміністративно-господарської діяльності шкіл естетичного виховання.

Випуск присвячено “НАКАЗУ” як одному з видів розпорядчих документів закладів.

Як завжди чекаємо на Ваші запитання за телефонами 704-13-54, 715-61-29, або e-mail: 527846@mail.ru


© ОНМЦПК ♪♪♪2013

Питання: Яким чином оформлюються накази у школі естетичного виховання і на підставі яких нормативно-правових документів? За яким напрямами поділяються накази? Які терміни зберігання наказів?

ВІДПОВІДЬ:

Діловодство (документаційне забезпечення управління) - діяльність керівництва щодо створення документаційно-інформаційної бази на різних носіях для використання у процесі реалізації управлінських функцій у процесі здійснення управління закладом /словник/.

Основні нормативно-правові документи, що регулюють порядок ведення діловодства у навчальних закладах:

  • Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Ради Міністрів автономної республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242;

  • постанова Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 № 1004 «Про проведення експертизи цінності документів» № 1242;

  • правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Держкомархіву України від 16.03.2001 № 16 /зі змінами/;

  • перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5.


Наказ – основний розпорядчий документ, що видається керівником закладу на правах єдиноначальності і в межах власної компетенції.

Наказ – правовий акт, що видається на підставі й на виконання чинних законів, указів, урядових постанов і розпоряджень, наказів, положень та інструкцій вищестоящих органів.

Наказ є актом внутрішнього управління, чинність якого не виходить за межі закладу.

Виконання наказу обов’язкове для всіх працівників закладу. Його зміст може бути змінено іншим наказом. Відмінити дію наказу може тільки установа, у сфері управління якої перебуває заклад.

Обов'язкові реквізити бланку наказу оформлюються відповідно до вимог щодо оформлювання документів - ДСТУ 4163-2003 /Державна уніфікована система документації/, а саме:

Конкретний набір реквізитів залежить від виду наказу, етапів його підготовки та роботи з ним. Оскільки накази складаються зі складових частин (реквізитів), то, вивчивши порядок складання та оформлення цих реквізитів (написання дат, грифів затвердження, погодження, порядку підписання тощо), можна грамотно оформити будь-який наказ.

Наказ повинен мати стабільний порядок розміщення обов'язкових реквізитів:

1.  Зображення Державного герба України

2.  Назва організації вищого рівня

3.  Назва організації - має відповідати назві, зазначеній в її установчих документах (положенні, статуті)

4.  Довідкові дані про організацію

5.  Код форми наказу (при використанні ПК)

6.  Назва виду організаційно-розпорядчого документа (наказ, розпорядження тощо)

7.  Дата документа

8.  Реєстраційний індекс

9.  Заголовок до тексту наказу

10.  Текст наказу

11.  Підпис керівника

12.  Візи.

- види погодження (ПОГОДЖЕНО Голова ПК підпис)

- підписи осіб, яких ознайомлено з наказом.

Порядок оформлення наказів передбачає відповідність до встановлених вимог. Так, накази оформляються на папері формату А4 (210 х 297 мм) або А5 (148 х 210 мм). Складання наказів на папері довільного формату не допускається. Якщо наказ друкується в текстовому редакторі Word, використовується шрифт із розміром кегля 12 – 14. При друкуванні таблиць у складі наказу допускається використання шрифту менших розмірів.

Для виділення частини тексту наказу можуть використовуватися курсив, підкреслення, напівжирне зображення, а також зсув окремих елементів тексту щодо меж основного тексту.


Кожен надрукований аркуш наказу повинен мати такі розміри полів:

ліве - 3,00 – 3,50 см ; праве - 1,00 – 2,25 см; верхнє та нижнє - 2,00см


Оформлення дати наказу може бути або цифровим - 17.10.2013 № 37, або словесно-цифровим – 15 листопада 2013 р. № 75


^ НУМЕРУЮТЬСЯ НАКАЗИ У МЕЖАХ КАЛЕНДАРНОГО РОКУ

з 01 січня по 31 грудня


Напередодні першого січня формується архів наказів по теках та строках зберігання.

Етапи підготовки наказу:

  • вивчення суті справи;

  • складання проекту наказу;

  • оформлення наказу;

  • погодження наказу;

  • підписання наказу;

  • доведення до відома виконавців.

Текст наказу повинен бути гранично чітким, формулювання категоричні. Наказ, як правило, складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої.

^ Констатуюча частина є введенням у сутність питання, що розглядається. Вона має на меті пояснити, чим спричинена необхідність видання наказу (розпорядження). У ній може бути перелічено факти, події, дано їм оцінку. Звичайно у констатуючій частині вказується нормативно-правовий акт, на виконання якого або відповідно до якого видається наказ. Якщо підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищої установи, то в констатуючій частині вказують назву, дату, номер й заголовок до тексту розпорядчого документа, а також передають зміст того розділу документа вищої установи, який став підставою для видання цього наказу. Констатуючої частини може не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують додаткових роз'яснень.

Основне навантаження у наказах несе розпорядча частина, що викладається у наказовій формі. Якщо розпорядча частина передбачає різні за характером дії або кілька однотипних дій, вона поділяється на пункти. Кожен пункт наказу нумерується арабськими цифрами (1, 2, 3 ...). У кожному пункті зазначаються дії, що стосуються одного питання і виражаються дієсловом у неозначеній формі.

Наприклад: підготувати, зарахувати, організувати, забезпечити, покласти, розробити, звільнити, надати тощо.

У розпорядчій частині, в разі необхідності, вказуються строки виконання, призначаються конкретні виконавці. Якщо наказ не визначає конкретних для кожної дії строків виконання, строки виконання та виконавці можуть бути зазначені в окремому пункті.

Значна за кількістю пунктів розпорядча частина може оформлятися у вигляді таблиці.

^ У кінці кожного пункту наказу може зазначатися підстава для його складання (доповідна записка, заява тощо).

В останньому пункті розпорядчої частини наказу може бути зазначено прізвище особи, якій доручено контроль за виконанням наказу.

Наприклад: «Контроль за виконанням наказу покласти на заступника з навчально-виховної роботи Іванову Н.П.», або «Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.»

Під підписом керівника закладу розташовують візи, погодження, або підписи працівників, які ознайомлені з наказом.


Кожен наказ з кадрових питань обов'язково повинен мати підписи працівників, яких він стосується, про ознайомлення з цим наказом


Наказ має не лише розпорядче, а й виховне значення, тому його текст повинен відзначатися особливою точністю формулювань і високою мовною культурою.

У наказах не дозволяється робити ніяких виправлень. Якщо, після оприлюднення наказу, у його тексті виявлено помилки, то вони можуть бути виправлені тільки наступним наказом.

У разі необхідності (при прийнятті на роботу або звільненні з роботи; у разі зміни обсягу педагогічного навантаження; вибуття або зарахування учнів; зміни розмірів посадових окладів /ставок заробітної плати/ за результатами проведення атестації; затвердження обсягу педагогічного навантаження тощо) копія наказу подається до бухгалтерії. Підписаний керівником наказ є обов’язковим для виконання працівниками бухгалтерії.


Увага! З 01 січня 2013 року змінилися строки зберігання наказів та їх класифікація, порядок роботи з наказами щодо формування наказів у справи, присвоєння їм літерних індексів.


Класифікація наказів:

Згідно зі ст. 16 Переліку типових документів (наказ Міністерства юстиції від 12.04.2012 № 578/5), виділяють чотири групи наказів:

накази з основної діяльності;

накази з адміністративно-господарчих питань;

накази з кадрових питань (по особовому складу) тривалого зберігання;

накази з кадрових питань (по особовому складу) тимчасового зберігання.

Кількість наказів, їх періодичність визначає керівник закладу.


^ НАКАЗИ З ОСНОВНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ /ОД/


Як і раніше, строк зберігання «постійно» чи «до ліквідації організації»

Накази з основної діяльності видають з питань:

  • утворення, реорганізації, ліквідації, перейменування, зміни діяльності закладу або його структурних підрозділів (наприклад: Наказ про створення інструментального відділу; Наказ про зміни у складі ради при директорі; Наказ про розподіл обов’язків між адміністративними працівниками закладу,про обов'язкові медичні огляди тощо);

  • затвердження або внесення змін до статутів, положень, структури і штатної чисельності, штатного розпису, інструкцій, правил, планів тощо (наприклад: Наказ про внесення змін до посадових інструкцій; Наказ про внесення змін до штатного розпису закладу, Наказ про затвердження ПВТР тощо);

  • накази про зарахування та відрахування учнів із закладу /все , що стосується учнів/, про режим роботи закладу тощо*.

*Орієнтовний перелік наказів з основних питань наданий у збірці «Питання-відповідь» вип. 1. /2011 рік/.


^ НАКАЗИ З АДМІНІСТРАТИВНО-ГОСПОДАРЧИХ ПИТАНЬ /АГ/


Відповідно до ст. 16 Переліку, термін зберігання таких наказів має становити п’ять років.

Після спливу зазначеного періоду накази цього виду можна виділити до знищення.

До наказів з адміністративно-господарчих питань відносяться накази про перенос робочих днів, про проведення інвентаризації, про проведення ремонтних робіт


^ НАКАЗИ З КАДРОВИХ ПИТАНЬ /К та В/ (по особовому складу)


Залежно від термінів зберігання поділено на дві категорії:

довготривалого зберігання — 75 років та тимчасового — 5 років.


Накази з кадрових питань, що зберігаються 5 років, це накази про:

  • короткострокові відрядження в межах України та за кордон;

  • стягнення (раніше зберігалися 3 роки);

  • надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв'язку з навчанням;

  • відпустки працівників, які мають дітей (ст. 19 Закону України «Про відпустки»).

Накази з кадрових питань, що зберігаються 75 років, це накази про:

  • прийняття на роботу, переміщення за посадою, сумісництво, звільнення;

  • атестацію;

  • присвоєння педагогічних звань, розрядів, категорій, за підсумками атестації;

  • підвищення кваліфікації;

  • затвердження чи зміни штатного розпису, тарифікації;

  • зміну біографічних даних (у зв'язку з укладанням чи розірванням шлюбу, зміни прізвища, власного імені);

  • заохочення (нагородження, преміювання);

  • оплату праці, нарахування надбавок, доплат, матеріальної допомоги;

  • відпустки по догляду за дитиною;

  • відпустки за власний рахунок.

Накази зберігаються у відповідній теці діловодства й реєструються у Книзі реєстрації наказів (Ф–25). Книга повинна бути прошнурована, пронумерована і скріплена печаткою та підписом керівника. Після терміну, встановленого архівною установою за підлеглістю закладу, накази здаються на збереження до архіву району (міста).


^ Суттєво змінено строки зберігання

штатних розписів і переліків змін до них - із 3-х до 75 років.

Це стосується також тарифікаційних списків педагогічних працівників.

Строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.


УВАГА! У закладі, згідно вищезазначеному наказу Міністерства юстиції від 12.04.2012 № 578/5, з урахуванням специфіки мистецьких навчальних закладів використовується ЧОТИРІ типи наказів:

1. з питань основної діяльності – зберігаються постійно /наказ №1 .../;

2. з адміністративно-господарчих питань – зберігаються 5 років /наказ №1-аг ../;

3. з кадрових питань – зберігаються 75 років / наказ №1 -к.../;

4. про відрядження, щорічні відпустки – зберігаються 5 років /наказ №1-в.../

^ Витяг з наказу – це документ, виданий за запитом для передачі фрагмента інформації з чинного наказу, наприклад: працівникові для підтвердження стажу при нарахуванні трудової пенсії органами соцзахисту.

Крім того, витяг може бути підготовлена для представлення її у вищестоящу організацію або для інформування державних органів тощо. Такий документ дозволяє передати копію частини тексту, що стосується поставленого питання, і зберегти конфіденційність іншої частини наказу. При оформленні витягу необхідно:

1. У назві документа вказати "Витяг з наказу", оскільки ця копія фрагмента справжнього наказу оформляється як самостійний документ.

2. Повністю процитувати констатуючу частину наказу. З розпорядчої частини вихідного документа виписують той самий пункт або декілька пунктів, які відражають тематику запиту і заради яких готується цей витяг. Крім того з оригіналу копіюються реквізити особи, яка підписала наказ (посада, прізвище, ім'я та по батькові). Тільки на місці розпису керівника пишеться слово "підпис".

3. Для засвідчення витягу з наказу необхідно:

– написати «Згідно з оригіналом» (пункт 5.27 ДСТУ)

– вказати посаду особи, що засвідчує витяг,

– поставити розпис з розшифровкою (ініціали та прізвище),

– вказати дату засвідчення документу.

Після цього ставиться печатка закладу, якщо витяг готувався для пред'явлення сторонній організації.

Тексти наказів та витягів друкуються на одному боці аркуша!


^ РОБОТА З НАКАЗАМИ:

Заголовок наказу має не перевищувати 150 літер, крапку наприкінці не ставлять.

Оригінали виданих та підписаних керівником закладу наказів формують у справи в межах календарного року за встановленими Переліком видами.

Накази реєструються в окремих реєстраційних формах. Отже, у закладі мають бути наявні не лише чотири теки з наказами, а й чотири книги реєстрації наказів (Ф.25):

  • Книга реєстрації наказів з основної діяльності.

  • Книга реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань.

  • Книга реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання.

  • Книга реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання.

Книга реєстрації наказів є інформаційно-довідковим інструментом для роботи з наказами. Кожна книга реєстрації зберігається стільки ж років, що і відповідна справа з наказами.

Наприкінці календарного року у кожній книзі реєстрації слід зробити підсумковий запис, вказавши кількість зареєстрованих документів, крайні дати, крайні номери (якщо будуть виявлені помилки у реєстрації, їх слід зазначити із короткими поясненнями, наприклад «Наказ № 13 не видавався, номер пропущено через технічну помилку»).

Якщо у книзі реєстрації залишиться достатньо місця для реєстрації наказів у наступному році, продовжувати реєстрацію у тому ж журналі правилами діловодства не заборонено. Нагадуємо, що нумерацію наказів у новому році слід починати з № 1.
  1   2   3



Схожі:




База даних захищена авторським правом ©lib.exdat.com
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації