Поиск по базе сайта:
Областное государственное учреждение государственный архив саратовской области icon

Областное государственное учреждение государственный архив саратовской области




Скачати 156.09 Kb.
НазваОбластное государственное учреждение государственный архив саратовской области
Дата конвертації22.10.2014
Розмір156.09 Kb.
ТипДокументи

ОБЛАСТНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

































































^ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДОСТУПА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ В ГОСУДАРСТВЕННОМ АРХИВЕ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ, В ТОМ ЧИСЛЕ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ




























Широва Н.И. –директор ОГУ «Государственный архив Саратовской области»






















Сообщение на заседании

Научно-методического совета архивных учреждений Приволжского федерального округа в г. Оренбурге

28-29 сентября 2011года


























Саратов 2011

В последние годы неуклонно растет интерес общества к ретроспективной информации. Сделать ее доступной для каждого пользователя – важнейшая задача архивистов.

Все пользователи (юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации) обладают равными правами на доступ к открытым архивным документам.

Места непосредственного предоставления доступа к документам – читальные залы.

Год от года растет количество пользователей читального зала ОГУ ГАСО, увеличивается количество выданных описей и дел.

В 2006 г. в ОГУ ГАСО была обеспечена работа 247 пользователей; им было выдано 5623 дела, 1869 описей.

В 2007 г. в ОГУ ГАСО работали 284 пользователя; было выдано: 8477 дел, 1181 опись, 70 микрофильмов, 397 единиц печатных изданий (книг и журналов, подшивок газет).

В 2008 г. – 279 пользователей; было выдано 6460 дел, 1291 опись, 82 микрофильма, 304 единицы печатных изданий.

В 2009 г. – 384 пользователя; выдано 1130 описей, 9075 дел, 227 микрофильмов, 159 единиц печатных изданий,

В 2010 г. – 401 пользователь; выдано 1317 описей, 10248 дел, 373 единицы печатных изданий.

Темы исследований: региональная история, социально-культурное развитие Саратовского Поволжья, история судебной системы, органов местного самоуправления, история сел, дворянских усадеб, церквей различных конфессий, монастырей, предприятий и учреждений (в т.ч. учреждений образования), театров, зданий, а также история дворянства, купечества, казачества и другие краеведческие темы; биографические и генеалогические исследования, а также темы, связанные с Великой Отечественной войной (особенно в 2010 г.).
Своевременное и качественное предоставление информации обеспечивается, прежде всего, наличием справочно-поисковых систем, а также обеспечением доступа к ним.

В ОГУ ГАСО имеются как традиционные, так и электронные архивные справочники.
В 2009 г. издан Путеводитель по фондам ОГУ ГАСО периода до1917 года (тираж 250 экз.), но за 2 года до этого, в 2007 г., была создана и размещена в сети Интернет его электронная версия.

В настоящее время ведется работа по подготовке второй части Путеводителя, который также будет размещен на сайте.
Описи в ОГУ ГАСО имеются ко всем 2070 фондам.

К двум фондам периода до 1917 г. созданы аннотированные описи:

  • «Аннотированная опись дел Саратовской конторы иностранных поселенцев», в двух томах – к фонду № 180 «Саратовская контора иностранных поселенцев», издана в 2000 году (М.: Готика, 2000) (первый опыт создания аннотированной описи в Саратовском госархиве);

  • «Аннотированная опись дел фонда «Херсонская римско-католическая духовная консистория» к фонду № 1166, издана в 2008 г. (Саратов, «Эль-Принт», 2008, тираж 250 экз.).

В настоящее время ведется работа по подготовке аннотированной описи фонда № 365 «Тираспольская римско-католическая духовная консистория».
В ходе усовершенствования и переработки описей для повышения информативности описей и эффективности поиска информации в ГАСО создаются внутрифондовые указатели к описям фондов. Самые распространенные указатели: хронологический (если описи сформировались с нарушением хронологической систематизации дел), именной (главным образом, в описях научных работ фондов научно-исследовательских учреждений), географический, дел по личному составу, тематический.

Указатели подшиты к описям № 1 соответствующих фондов или, при их большой объемности, сброшюрованы вместе с другими элементами НСА в отдельные тома НСА и стоят в сейфах вместе с экземплярами описей. Дополнительные экземпляры указателей имеются в отделах публикации и использования документов, социально-правовых запросов, в читальном зале. В читальном зале о существовании подобных указателей исследователей информирует сотрудник читального зала.

Межфондовый «Указатель дел Государственного архива Саратовской области по выборам и референдумам за 1985-1998 годы» содержит информацию об имеющихся документах по выборам народных депутатов в Советы всех уровней, проводившихся в области, отложившихся как в специальных фондах избирательных комиссий, так и в фондах исполкомов Советов депутатов областном, Саратовской городской и районов города. В Указателе даны виды документов, их хронологические границы и поисковые данные. Экземпляры указателя имеются в отделах, в читальном зале и в СИФ архива.

«Межфондовый справочник-указатель документов ГАСО, содержащих сведения по истории религии и церкви Саратовской губернии за 1917-1928 гг.» подготовлен на основе раздела советского систематического каталога ГАСО «Религиозные пережитки. Атеизм и атеистическая пропаганда». Это для ГАСО первый опыт создания указателя ко всему разделу каталога, где собраны и представлены все выявленные документы по одной теме. Указатель представляет собой перечень аннотаций документов архива, содержащих сведения об отношении государства к религии в первое десятилетие советской власти. Данная информация тем более ценна, что в условиях отделения церкви от государства документы религиозных учреждений в госархивы на хранение не поступают. Сведения выявлены в документах органов государственной власти – в протоколах заседаний исполкомов и специальных комиссий по выполнению постановлений советской власти по отношению к церкви.
Для исполнения генеалогических запросов сотрудниками архива, а также для пользователей читального зала, занимающихся этой темой, созданы указатели к метрическим книгам церквей Саратовской губернии (православным, евангелическо-лютеранским, римско-католическим, г. Саратова) по фонду № 637 «Коллекция метрических книг церквей Саратовской губернии» (электронный вариант указателя размещен на сайте).
Такой вид справочника, как обзоры документов в ГАСО из-за недостатка бюджета рабочего времени в плановом порядке не создается. Обзоры документов делаются по заданиям Росархива, по предложению ВНИИДАД как участие в разработке темы по НИР, либо в виде самостоятельной инициативы к какой-либо исторической или юбилейной дате.

Например.

  • «Обзор документов ГАСО о Великой Отечественной войне 1941-1945 гг., содержащихся в рассекреченной части фонда Саратовского горисполкома» был подготовлен к юбилейной дате – 65-летию Победы в Великой Отечественной войне. Он был представлен на межрегиональную научно-практическую конференцию «Навеки в памяти народной», посвященную 65-летию Победы, проходившую в Саратове 16 марта 2010 года, и на Вторую Всероссийскую научную конференцию «Проблемы изучения военной истории», проходившую 15-16 апреля 2010 года.

  • «Обзор документов ГАСО о закрытии церквей в довоенный период и об открытии их в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.» был подготовлен для межрегионального научно-практического семинара «Русская православная церковь в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.», проходившего в Саратове 21 октября 2009 года.

Обзоры были опубликованы в материалах конференций, чем была обеспечена популяризация документов архива, в том числе недавно рассекреченных и еще не вошедших в научный оборот.

  • «Перечень документов ОГУ ГАСО о голоде в Поволжье в 1932-1933 гг.» был составлен по заданию Федерального Архивного Агентства в связи с подготовкой 2-го тома документальной серии «Голод в СССР. 1929-1934 гг.» На основе выявленных документов в архиве были подготовлены публикации в местной прессе для широкого круга читателей.


Назначение научно-справочного аппарата – обеспечение полноценного использования информационного потенциала архива. При этом эффективность выполнения научно-справочным аппаратом справочно-информационных функций определяется как качеством архивных справочников (их составом и содержанием), так и организацией доступа к ним.

В ОГУ ГАСО имеются традиционные каталоги: систематический каталог, именной каталог, каталог фотодокументов.
Основным является систематический каталог. На 01.01.2011 года в нем числилось 210 906 карточек.

Систематический каталог периода до 1917 г. находится на этапе наполнения и формирования – в нем немногим более 20 000 карточек (22 207), закаталогизирован 21 дореволюционный фонд. Дореволюционный каталог переведен на Схему единой классификации документной информации (СЕК) М,1983.

Систематический каталог периода после 1917 г. организован по СЕК, (М. 1978), в нем насчитывается 188 699 карточек. Ежегодно в него вливается в плановом порядке 3,5 – 5 тысяч карточек, фактически – больше за счет составления дублетных карточек. Всего закаталогизированно 60 фондов (в основном фонды органов власти). Информационная насыщенность советского систематического каталога позволяет использовать его не только для исполнения запросов по отдельным историческим фактам, но и составлять тематические обзоры документов и тематические межфондовые указатели.

Из-за недостатка помещений в архиве систематические каталоги находятся в архивохранилище, у исследователей нет прямого подхода к каталогам, но доступ к информации не ограничен, так как исследователи в читальном зале могут получить каталожные ящики с разделами каталога на интересующую их тему или формулируют запрос и получают подборку карточек из каталога, которую проводит сотрудник отдела НСА. Информацию о возможности использования систематического каталога исследователи получают от сотрудника читального зала.

В именном каталоге учтено 2655 карточек. Доступ к нему такой же, как к систематическому каталогу.

Фотокаталог к фотофонду архива насчитывает около 32 000 карточек (31980). В настоящее время переводится на СЕК, М. 1978 и одновременно – в электронный формат. Доступ к каталогу организован так же, как и к систематическому.
С целью расширения доступа пользователей к документам в ГАСО издаются сборники документов.

В 2007 г. издан сборник документов «Саратовский губернатор П.А. Столыпин в зеркале документов (1903–1906 гг.)».

В 2008 г. издан научно-популярный сборник документов «Земли родной минувшая судьба. Саратовская ученая архивная комиссия и документальное наследие края». Сборник содержит документы, хранящиеся в ГАСО, рассказывающие о создании и деятельности СУАК, о социально-экономических, географических, бытовых особенностях Саратовского Поволжья.

В Вольском филиале издан научно-популярный сборник документов «От Малыковки до Вольска (конец XVII – начало ХХ веков)».

Эти два сборника награждены дипломами конкурса научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии за 2007–2008 гг.
В 2010 г. подготовлены и изданы сборники документов:

    • В.А. Ермолаев «Без гнева и пристрастия». Записки историка. (Саратов, 2009). Использованы документы, находящиеся на хранении в ОГУ ГАСО (тираж 600 экз.).

  • сборник документов «Мы все войны шальные дети...» (по личным дневникам участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. А.Н. Дзяковича, И.Я. Кузнецова, М.С. Шпилева). Дневник Анатолия Николаевича Дзяковича (1910-1968 гг.), командира партизанской группы, передан на хранение в ОГУ ГАСО дочерью А.Н. Дзяковича – Г.А. Дзякович, долгое время работавшей в ОГУ ГАСО (тираж 365 экз.).


Значительная роль в расширении доступа к документам архива принадлежит автоматизированным архивным технологиям.
С целью обеспечения быстрого и эффективного поиска информации о документах создаются тематические базы данных, представляющие собой разновидность электронных каталогов.
При создании современных поисковых средств к документам архива, в первую очередь, учитывается необходимость решения практических задач справочной работы архива. Это информационное обеспечение органов власти и местного самоуправления; подготовка ответов на тематические, биографические, генеалогические запросы различных категорий пользователей; исполнение запросов российских, иностранных граждан и юридических лиц, связанных с реализацией их законных прав и интересов.
Политические и экономические преобразования последних лет резко повысили спрос на решения, постановления и другие организационно-распорядительные документы органов государственной власти. Для повышения качества и оперативности получения информации по документам органов власти различного уровня в архиве ведутся БД:

  • «Картотека нормативных документов исполкома г. Саратова» по решениям Саргорисполкома за 1940-1993 гг. – внесено 27 778 записей, завершена в 2001 году;

  • «Картотека нормативных документов исполнительного комитета Саратовской области» – внесено 17 400 записей за 1960-1991 гг.;

  • «Решения Волжского райисполкома» (25 325 записей) за 1972-1992 гг., Кировского (18 418 записей) – за 1970-1982 гг. и Фрунзенского (18 500 записей) за 1970-1993 гг.


В последнее время возрос интерес к генеалогическим и биографическим исследованиям. В связи с запросами на эту тему наиболее актуальны указатели метрических книг и ревизских сказок.

БД «Ревизские сказки» позволяет получать оперативную информацию при исполнении запросов генеалогического характера, сведения по истории заселения края, об административном делении, национальном составе населения, количестве податного населения. Внесены данные 3-й и частично 4-й ревизий. В базе насчитывается около 4 тыс. записей (3 933).

БД «Электронная опись коллекции метрических книг церквей Саратовской губернии» объемом 8 237 единиц хранения за 1798-1924 гг. (описи №№ 2-40 ф. № 637) создана в 2006 году. На основе данных этой базы получены указатели метрических книг православных, евангелическо-лютеранских и римско-католических церквей Саратовской губернии, а также метрических книг церквей г. Саратова. Нет необходимости говорить о значимости этих указателей для поиска генеалогической информации.

База данных «Купцы г. Саратова» основана на данных фонда № 571 «Управление общественных имений купцов и мещан г. Саратова» и содержит 5 676 записей.

Интерес к истории религиозных конфессий в России стал предпосылкой к созданию БД «Церкви Саратовской губернии». Эта тематическая база данных создана по разделу систематического каталога «Церкви и религия» за период 1917-1928 гг. и содержит 2 945 записей.

В настоящее время читальный зал ОГУ ГАСО не оснащен компьютерами, поэтому доступ к электронным справочникам и базам данных осуществляется через работника читального зала.

В перспективе, после окончания строительства второй и третьей очереди здания ОГУ ГАСО и оснащения нового читального зала компьютерами, электронные справочники будут доступны пользователям.
К 60-летнему юбилею Великой Отечественной войны были созданы и размещены на сайте БД «Сведения об эвакуированных гражданах во время Великой Отечественной войны в Саратовскую область» (2 169 фамилий), «Сведения об участниках строительства военно-полевых сооружений в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.» (15 816 записей), «Сведения о военнослужащих, умерших в госпиталях города Саратова и захороненных на Воскресенском кладбище в 1941-1948 гг.» (4952 записи).
Наиболее перспективным направлением является разработка технологий открытого доступа к накопленным информационным ресурсам для исследователей в сети Интернет на сайте ОГУ ГАСО.

Активная работа сайта началась с размещения 22 декабря 2007 г. интернет-версии Путеводителя по фондам ОГУ ГАСО периода до 1917 года (Интернет-версия Путеводителя была подготовлена в рамках IV областного конкурса социальных и культурных проектов общественного фонда «Саратовская губерния»).

Простота навигации по электронному путеводителю намного превышает скорость и удобство поиска информации по сравнению с бумажной версией. Он содержит списки фондов, отсортированные по рубрике, номеру, алфавиту; тематический, именной, географический указатели.

С каждым годом меняется состав и объем фондов, перед архивом встает вопрос о внесении изменений и дополнений в существующий Путеводитель. Учитывая проблемы с подготовкой и выходом в свет печатных изданий, путеводитель в электронном виде обладает несомненным преимуществом, в текущем году Путеводитель на сайте был обновлен без особых материальных затрат.

На настоящий момент (26.09.2011) общее количество посещений Интернет-версии Путеводителя – 14565.
Сайт имеет разделы:

  • «Новости» (кратких сообщения о значимых событиях и мероприятиях, которые проводились в архиве или при участии сотрудников ОГУ ГАСО (основная деятельность, культурные, спортивные и другие общественные мероприятия), некоторые сопровождаются фоторепортажами (количество посещений на 26.09.2011 – 5258)

  • «Выставки»,

  • «Календарь памятных дат» (размещены краткие сообщения с фотографиями, посвященные знаменательным событиям, произошедшим в Саратовской губернии и области, памятным датам, связанным со знаменитыми земляками. С помощью активных ссылок можно просмотреть фотографии и материалы, иллюстрирующие события);

  • «Уникальные документы»;

  • «Статьи и публикации»,

  • «Архивные справочники on-line» .


Кроме того, на сайте размещаются объявления для пользователей архива.
В начале 2010 г. для размещения материалов, посвященных 65-летию Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг., был специально создан раздел сайта ОГУ ГАСО, на котором организован цикл видеосюжетов «Этот День Победы!» воспоминания о войне жителей Саратовской области (на 26.09.2011 –14933 посещения):
Практика показывает, что наибольшей популярностью пользуются разделы «Уникальные документы», «Архивные справочники on-line», «Выставки».
Уникальные документы занимают особое место в составе Архивного фонда Российской Федерации. В 2010 году нами был осуществлен проект «Уникальные документы» – на сайте в открытом доступе размещены цифровые образы уникальных документов регионального значения. Каждый желающий может ознакомиться с ними, не выходя из дома, что особенно ценно, если учесть, что уникальные документы в читальный зал не выдаются (на 26.09.2011 –5338 посещений).
Вкладка «Архивные справочники online» содержит базы данных и указатели:

  • «Сведения о военнослужащих, умерших в госпиталях города Саратова и захороненных на Воскресенском кладбище в 1941-1948 гг.» Эта база данных имеет особенность: к документам создан фонд пользования в цифровом виде и к каждой фамилии подключен образ документа, содержащий эту фамилию (в последнее время эта БД особенно востребована, на 26.09.2011 – 14882 посещения);
  • ^

    «Сведения oб участниках строительства военно-полевых сооружений в годы великой отечественной войны 1941-1945 гг.» (на 26.09.2011 –14882 посещения);


  • «Сведения об эвакуированных гражданах во время Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. с прифронтовой полосы в Саратовскую область»;

  • html-версия справочника «Административно-территориальное деление Саратовской губернии. 1917-1928 гг.»: Аткарский, Балашовский, Вольский, Дергачевский, Новоузенский, Покровский уезды (на 26.09.2011 –1543 посещения);

  • интернет-версия указателей метрических книг церквей Саратовской губернии к фонду № 637 «Коллекция метрических книг церквей Саратовской губернии» (православным, евангелическо-лютеранским, римско-католическим, церквей г.Саратова).


В ближайшее время будет выставлена Интернет-версия «Аннотированной описи дел фонда № 1166 «Херсонская римско-католическая духовная консистория» (была издана в 2009 г. небольшим тиражом, после размещения на сайте будет доступна всем пользователям сети Интернет) (Выставлена 16.09.2011).
В 2008 году на сайте создан раздел «Выставки», где размещаются наиболее интересные документы ОГУ ГАСО.

Здесь можно увидеть выставки:

  • «Голод, которого "не было"»; (на 26.09.2011 – 1498 посещений);

  • серию выставок рисунков А.Н. Минха (потомственного дворянина, ученого, краеведа, одного из членов-учредителей Саратовской ученой архивной комиссии) (на 26.09.2011 – 14888 посещений);

  • коллекцию листовок и других печатных агитационных и информационных материалов;

  • «Проект набережной реки Волги в городе Саратове»;

  • «Не говори с тоской: их нет; но с благодарностию: были» (с документами архива, касающимися выдающихся личностей, родившихся или живших в разные годы в Саратовской и Самарской губерниях);

  • «Развитие архивного дела в Саратовской губернии» (с 10.03.2011 – 3285 посещений);

  • «Саратов: от старта до бессмертия», посвященная 50-летию полета Ю.А. Гагарина в космос;

  • «Эвакогоспиталь № 393» и «21-й отдельный батальон выздоравливающих» и другие.

Виртуальные выставки привлекательны своими расширенными возможностями: они не имеют географических и временных границ, материалы выставок доступны широкой аудитории.
Таким образом, все более отчетливой становится перспектива перехода к цифровым методам создания фонда пользования (ФП) при одновременном расширении доступа к архивным материалам по телекоммуникационным системам. Оцифрование архивных документов дает возможность качественно изменить систему работы пользователей, т.е. практически совместить работу с НСА и архивными документами. Наиболее перспективным является создание фонда пользования в цифровом виде (с одновременным созданием базы данных) для наиболее ценных и пользующихся большим спросом массивов архивных документов, с тем, чтобы повысить оперативность исполнения запросов и одновременно снизить количество обращений к подлинникам.
Основу научно-справочного аппарата архива составляют описи. Расширению возможностей архива в использовании архивных документов и обеспечения доступности к архивной информации граждан с целью удовлетворения их духовных и социальных потребностей может способствовать создание банка данных описей фондов в электронном виде. Работа в этом направлении архивом ведется, утверждаемые описи поступают как в традиционном, так и в электронном виде. Однако уже имеющийся массив описей требует перевода в электронный формат.
Совершенствование и дальнейшее развитие традиционного научно-справочного аппарата с привлечением автоматизированных технологий повысит качество научно-справочного аппарата и эффективность использования ретроспективной информации, расширит доступ к архивным документам.

Директор ОГУ «Государственный

архив Саратовской области» Н.И. Широва





Схожі:




База даних захищена авторським правом ©lib.exdat.com
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації